Envanterde mevcut askeralma konularına ait arşiv evrakı aşağıda belirtilmiştir;
Erbaş ve Er Terhis Belgeleri (1928 ve daha genç doğumlular),
Erbaş ve Er Askerliğe Elverişli Değildir Raporları (1928 ve daha genç doğumlular).
Birliklerce düzenlenen terhis belgeleri ve hastanelerce düzenlenen askerliğe elverişli değildir raporları, Askerlik Şubesi Başkanlıkları tarafından 15 yıl süre ile muhafaza edildikten sonra, kurum arşivine gönderilmektedir. Gönderilen terhis belgeleri ve askerliğe elverişli değildir raporları süresiz muhafaza edilmektedir.
Askeralma konularına ait evrakın çoğaltılan onaylı nüshaları; kamu kurum ve kuruluşlarının resmi yazılarına, gerçek ve tüzel kişilerin ise Askerlik Şubesi Başkanlıklarına veya kurum arşivine yapacakları yazılı başvurulara istinaden gönderilmektedir.
Askeralma konuları kapsamında, şahıslar ve vekilleri ile resmi kurumlar tarafından yapılacak yazılı taleplerde, aşağıda belirtilen bilgiler dilekçe ve talep yazılarında mutlaka belirtilmelidir. Dilekçeler başvuru sahibi tarafından imzalanmalı ve tarih atılmalıdır.
- Arşiv araştırması yapılacak şahsın kimlik bilgileri (adı, soyadı, baba adı, doğum yeri, doğum tarihi, nüfusa kayıtlı olduğu yer),
- Adres ve iletişim bilgileri, – Kayıtlı olduğu Askerlik Şubesi Başkanlığı,
- Doğum ve kütük numarası,
- Şahsın evrakının arşiv envanter listesinde kayıtlı olduğu sıra numarası,
- Evrakın arşiv numarası,
- Talep edilen evrak ve talebin maksadı/konusu,
